POLÍTICA DE COMPLIANCE E POLÍTICA DE ANTICORRUPÇÃO E ANTISUBORNO
INTRODUÇÃO
O 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá está comprometido não só em atender aos requisitos das leis e normas aplicáveis a suas atividades, mas também em adotar os mais elevados padrões de integridade e ética, buscando combater e evitar todas as formas de corrupção. O 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá não tolera qualquer tipo de prática ilícita ou relacionada à corrupção por parte de seus colaboradores, incluindo seus líderes e fornecedores, ou por parte de qualquer pessoa ou instituição que represente ou atue em seu nome. Com base nesse princípio geral de “tolerância zero” e transparência, o cartório adotou este Código de Compliance, Anticorrupção e Antissuborno, doravante denominado “Código”.
Este Código aplica‐se ao, 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá e a todos seus colaboradores, bem como a todos que atuem em seu nome, o que inclui titulares, substitutos, coordenadores, terceirizados, parceiros, fornecedores etc. Todos, independentemente de nível hierárquico e função, deverão familiarizar‐se com este Código e observá‐lo, bem como participar das respectivas sessões de treinamento que serão conduzidas periodicamente. O desrespeito ao estabelecido neste Código acarretará punições, podendo, inclusive, resultar em demissão ou rescisões.
POLÍTICA DE COMPLIANCE E ANTISSUBORNO
O 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, com o objetivo de evitar ou detectar desvios, fraudes, irregularidades e atos lesivos praticados contra seu patrimônio, instituiu regras claras no Manual dos colaboradores destinado aos próprios, bem como, no Manual do Fornecedor e/ou Prestador de Serviço (fornecedores e prestadores de serviço) que consiste na implementação de política, diretrizes e procedimentos de combate à corrupção e de apuração de denúncias e irregularidades.
O 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, estabelece, por meio do presente código, do Manual do Colaborador e do Manual do Fornecedor e/ou Prestador de Serviço normas e procedimentos referentes as diretrizes éticas, de conduta e postura em relação ao combate à corrupção e o suborno, à fraude e a outras irregularidades, bem como os procedimentos que devem ser observados e cumpridos por seus colaboradores, titulares, substitutos, coordenadores, fornecedores, prestadores de serviços, parceiros e por qualquer outra parte que mantenha relação contratual com a serventia.
vedada a obtenção de qualquer tipo de vantagem indevida em razão do exercício de cargo, mandato, função, emprego ou atividade no 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, bem como a prática de qualquer ação ou omissão que viole os deveres de honestidade, imparcialidade, legalidade e lealdade à referida serventia ou que enseje perda patrimonial, desvio ou apropriação.
Para coibir a prática e a ocultação de atos fraudulentos ou ilegais, o 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, disponibiliza Canais de Denúncia, acessível a qualquer cidadão, para o encaminhamento de denúncias, com garantia de seu anonimato e de independência nas apurações. Além desses aspectos, este Código reflete o comprometimento com os padrões de integridade e valores éticos, assegurando o cumprimento da missão, visão e valores do 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, objetivando mitigar os riscos.
POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO
O 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, não permite nem tolera qualquer prática antiética ou qualquer forma de suborno ou corrupção, seja no setor público ou privado. O Brasil, em agosto de 2013, publicou a Lei 12.846/2013, (“Lei Brasileira Anticorrupção”), que responsabiliza as sociedades empresárias por atos de corrupção, entre outras infrações contra a administração pública, estabelecendo pesadas multas e sanções administrativas. Além disso, o Código Penal Brasileiro, a Lei de Improbidade e outras normas e regulamentos nacionais (“Leis Anticorrupção”) proíbem atos de corrupção, com penas administrativas, multas e prisão aos responsáveis.
Em função das Leis Anticorrupção, empresas atuando no Brasil precisam adotar e efetivamente aplicar políticas e procedimentos anticorrupção, para prevenir e detectar atos de corrupção em seus negócios.
Esta Política Anticorrupção, doravante denominada “Política” tem por objetivo assegurar o cumprimento das Leis Anticorrupção e demais diretrizes aqui estabelecidas, procurando garantir que, com a adoção dos mais elevados padrões de integridade, legalidade e transparência, possamos assegurar de que todo e qualquer negócio do qual o 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá participe estará livre de corrupção.
Esta Política fixa as diretrizes a serem seguidas por todos os Colaboradores no que diz respeito à sua conduta ética, íntegra e livre de corrupção. A leitura, ciência e cumprimento desta Política será exigida para todos os colaboradores, em todos os níveis, sob pena das sanções aplicáveis.
PAGAMENTOS INDEVIDOS
Nenhum Colaborador deve, direta ou indiretamente, oferecer, prometer ou autorizar a entrega ou promessa de dinheiro, presente, serviços, favores ou qualquer outra vantagem a cidadãos, usuários, agentes públicos, funcionários de órgãos ou agências governamentais, incluindo autarquias, empresas estatais, sociedades de economia mista, organizações internacionais, partidos políticos, candidatos a cargos eletivos, membros do Poder Executivo, Judiciário ou Legislativo (“Agentes Públicos”), visando obter vantagem, determiná-lo a praticar, omitir ou retardar ato de ofício, ou de qualquer forma influenciá-lo. A proibição se estende, ainda, a pessoas próximas a Agentes Públicos, tais como cônjuge, companheiro, namorada/o, familiares e afins (“Pessoas Próximas”) e quaisquer outras que recebam a promessa, oferta ou benefício para influenciar qualquer decisão de um Agente Público.
Em situações excepcionais, ditadas em razão de protocolo, cortesia ou outra circunstância legítima que o justifique, poderão ser oferecidos brindes, refeição, presente, hospitalidade ou qualquer outra coisa de valor ou vantagem lícita a Agente Público, porém tal oferta deverá obedecer estritamente às regras e princípios estabelecidos na neste documento.
Essa proibição, bem como as Leis Anticorrupção, aplica-se não só ao indivíduo que realiza o pagamento, mas também a todos aqueles que participaram conscientemente do pagamento, ou que, sabendo da possibilidade de ocorrência do ato de corrupção, nada fizeram para evitá-lo. As Leis Anticorrupção se aplicam também aos indivíduos que agiram de maneira a incentivar o pagamento, ou seja, a qualquer indivíduo que:
II. Fornecer ou aceitar faturas falsas;
III. Retransmitir instruções para o pagamento ou promessa de vantagem indevida;
IV. Encobrir o pagamento ou promessa de vantagem indevida; ou
V. Cooperar conscientemente com o ato de corrupção. Nenhum Colaborador será prejudicado, retaliado ou penalizado devido a atraso ou perda de negócios resultantes de sua recusa em permitir ato de corrupção.
CONFIDENCIALIDADE E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
São consideradas confidenciais todas as informações relacionadas as partes interessadas, que não tenham vínculo e toda e qualquer informação não pública ou restrita sobre o 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, seus Colaboradores e suas atividades. Somente por deliberação da alta direção, de acordo com a alçada atribuída, uma informação pode ser considerada não confidencial.
O 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, adota procedimentos rígidos com relação ao envio e recebimento de documentos, seja por via eletrônica, seja de forma impressa ou verbal. As informações são em regra tratadas como confidenciais e armazenadas ou compartilhadas em sua integralidade, portanto sem alterações ou ajustes. O 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, adota, ainda, como princípio aplicável a todas as informações recebidas e enviadas a regra da necessidade de seu compartilhamento ou divulgação para desempenho das funções daquele que a recebe ou a envia.
Este princípio, é traduzido em procedimentos internos ao se definir que cada colaborador terá autorização para acesso a arquivos e informações relacionados a suas atividades. Acesso a outros documentos e arquivos dependem de autorização expressa do gestor da área detentora da informação ou, ainda, as autorizações permitidas e liberadas via sistemas de informática do cartório, a partir dos quais são gerenciadas as permissões e restrições de acesso às informações, conforme cargos, funções e atividades desempenhados pelos colaboradores. O referido princípio também é reforçado diante da assinatura do Termo de Compromisso de Sigilo, Confidencialidade e Cessão do direito do uso da imagem por todos os colaboradores da serventia.
A fim de que seus colaboradores possam desempenhar suas funções, o 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, disponibiliza endereços de e-mail, computadores, sistema de rede para arquivo de documentos, e acesso à internet e intranet. O uso dessas ferramentas deve obedecer às normas previstas neste Código, bem como aquelas contidas no Manual do Colaborador e quaisquer outros documentos normativos ou políticas do 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá. A destinação dessas ferramentas deve ser exclusivamente profissional, sua utilização para fins pessoais é permitida desde que dentro de limites razoáveis. Contudo, para fins de controle das informações e garantia do cumprimento deste código, bem como, demais regras estabelecidas, o cartório se reserva o direito de monitorar e/ou fiscalizar estas ferramentas regularmente, fazendo observações e/ou aplicando sanções caso seja detectada alguma conduta em desacordo com o previamente estabelecido.
Por essa razão, algumas regras específicas sobre a segurança da informação requerem atenção especial, pois visam a proteção das informações de cidadão, usuários do serviço, do próprio 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, seus colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço e parceiros, evitando o risco de revelação ou alteração por pessoas não autorizadas. Os sistemas de e-mail e outros dispositivos de comunicação fornecidos pela serventia são de propriedade do 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá. O uso de e-mail, intranet e internet devem seguir as políticas e os valores do cartório, conforme Política de Uso da Internet, Intranet e demais recursos computacionais. Entre outras restrições, são proibidas:
• Mensagens que violam regras de nossas políticas, como a oferta ou convites à participação de atividades ilegais, como apostas ou o uso e venda de substâncias controladas;
• Declarações que, se feitas em quaisquer outros fóruns, violariam qualquer ponto de nossas políticas, incluindo as políticas contra abuso ou discriminação e a má-utilização de informações confidenciais.
• Sujeito às leis e regulamentos aplicáveis, o 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, se reserva o direito de monitorar, analisar e expor o acesso à internet e ao e-mail, se e quando julgar apropriado.
CANAL DE DEMÚNCIAS
O Colaborador deve comunicar imediatamente qualquer fato ou suspeita de violação ao código, a qualquer política interna da organização ou a qualquer lei ou regulamento aplicável aos negócios do 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, mesmo se a violação envolver o próprio colaborador. Adicionalmente, ele deve comunicar qualquer conduta ilegal conhecida ou suspeita, ou que viole os princípios básicos do código, por parte de qualquer um dos usuários do 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, fornecedores, consultores, funcionários contratados ou temporários, parceiros comerciais ou agentes.
Assim como cada colaborador será responsável por suas próprias ações, também poderá ser responsável por ações de terceiros, caso fique claro que ele tenha conhecimento ou deveria ter, de que essas pessoas estavam violando quaisquer políticas, leis ou regulamentações aplicáveis.
Visando atender a Lei Federal Anticorrupção 12846/2013 e a Resolução 4567/2017 do Banco Central, o 6º Serviço Notarial e Registro de Imóveis de Cuiabá, disponibiliza em seu site o Canal de Denúncias https://6oficio.com.br/ouvidoria que pode ser utilizado por colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços, usuários, parceiros e outros públicos em geral que tenham informações que possam auxiliar no combate à corrupção, fraudes, lavagem de dinheiro e outras práticas criminosas, à discriminação ou aos desvios de ética, conduta e postura.
Se algo não parece certo, por favor, manifeste-se!